SOUS-TRAITEZ VOS FORMALITES COMMERCIALES : Interview de Stéphanie FAUTH et Michaël DE JAHAM, fondateurs de FORM@LIZE

Plutôt que de supporter la charge fixe de salariés et de dépendre de leur fidélité, nombreux sont les avocats, notaires et experts-comptables qui choisissent de sous-traiter leurs formalités commerciales. Cet arbitrage va s’accélérer en 2022. FORM@LIZE s’adapte au mode de fonctionnement de ses clients et assure une relation directe et humaine dans une démarche de digitalisation. Explications.

RESODINFO : D’où vous est venue l’idée de créer un cabinet dédié aux formalités d’entreprises ?

FORM@LIZE : Nous bénéficions tous les deux d’une longue expérience des Centres de Formalités des Entreprises (CFE) de CCI ou de CMA qui nous a permis d’acquérir une vraie expertise sur ces questions.

Parallèlement, nous avons constaté que de nombreux mandataires (avocats, notaires, experts-comptables) considéraient le traitement des formalités comme une perte de temps eu égard à leur cœur de métier.

La Loi PACTE, qui annonce le remplacement des CFE physiques par un automate fin d’année 2021 et donc la disparition du dernier intermédiaire entre le déclarant et les organismes que sont par exemple les greffes, les URSSAF, les impôts, l’INSEE, …) a été le déclic final.

RESODINFO : Quel est l’intérêt pour un professionnel de passer par FORM@LIZE ?

FORM@LIZE :  L’intérêt est multiple et dépend souvent de l’organisation de la structure. Mais d’une manière générale, 5 points ressortent en priorité :

  • Le gain de temps : Le temps consacré aux formalités par un professionnel est perdu pour d’autres activités plus rentables ou plus valorisantes comme le conseil ou la rédaction d’actes. Par ailleurs, nous traitons les dossiers de manière totalement dématérialisée sous 48h, voire sous 24h, gagnant ainsi du délai sur les transmissions postales.
  • La simplicité : Une fois les actes établis, il suffit de les déposer depuis son poste de travail sur l’espace sécurisé dédié en renseignant un petit questionnaire spécifique. Form@lize accuse alors réception du dossier par mail et vous informe de son avancée.
  • La sérénité : Nous vérifions la cohérence du dossier et des actes avant traitement et assurons le suivi du dossier jusqu’à sa finalisation. Cela comprend les relations avec les organismes et les éventuels rejets des greffes que nous prenons par ailleurs financièrement en charge. Nous contrôlons également les questions liées aux activités réglementées.
  • La disponibilité : Nous assurons une hotline téléphonique afin d’accompagner nos partenaires dès avant le dépôt des dossiers et assurons un traitement prioritaire selon la situation de l’entreprise.
  • La confidentialité : Contrairement à d’autres, nous ne travaillons que pour les professionnels du droit et du chiffre. Ce sont eux nos clients. Ainsi, nous n’avons aucun contact direct avec les entreprises concernées par la formalité. Nous conservons par ailleurs la plus grande confidentialité quant à nos clients et nos espaces mandataires sont sécurisés.

RESODINFO : Vous avez évoqué la loi PACTE, quelles seront ses conséquences pour les professionnels ?

FORM@LIZE :  A ce jour, il existe une multiplicité de CFE physiques et de sites Internet, dont la compétence dépend de l’activité de l’entreprise (artisanale, commerciale, libérale, agricole, …) de même que plusieurs répertoires (registre du commerce et des sociétés, répertoire des métiers, …).

Cette situation est source de complexité et de confusion. La volonté du législateur est donc d’imposer via Internet, un guichet déclaratif unique. Ce dernier permettra d’effectuer grâce à un automate, l’ensemble des déclarations quelle que soit l’activité exercée.

Il sera géré par l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI).

De même, ces informations seront conservées dans un répertoire national auquel auront accès les différents registres qui subsisteront.

Ainsi, le déclarant devra effectuer ses formalités directement via le logiciel qui transmettra automatiquement les informations aux organismes concernés. Ce système aura une double conséquence.

La première concerne la technicité du logiciel. En effet, ce dernier devra permettre de traiter plus de 100 événements différents sur une vingtaine de formulaires distincts.

Il faut un an pour former un nouvel agent CFE sur les bases de ce type de logiciel et la moindre erreur entraîne de la longueur et un traitement post- formalité conséquent. C’est au final une affaire de spécialistes…

Je ne suis pas sûr que les professionnels puissent se permettre autant de délais et d’incertitude au détriment de leurs clients.

La seconde concerne le suivi post formalités. A ce jour, les questions des organismes concernant la formalité reviennent en premier lieu vers les CFE qui traitent. Demain, ce ne sera plus le cas. Les interrogations de l’URSSAF, de l’INSEE ou de bien d’autres (il existe plus de 20 destinataires différents) reviendront au mieux vers le conseil voire directement vers le client…

Dans la mesure où nous maîtrisons ces types de logiciels et gérons journellement les relations avec les organismes ; passer par Form@lize permet d’assurer à ses clients une vraie sécurité déclarative et un vrai gain de temps et de sérénité.

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